Ein Webformular ist ein interaktives Element auf einer Webseite, über das Besucher Daten eingeben und an den Webseitenbetreiber übermitteln können – ohne eine E-Mail-App öffnen oder ein Dokument ausfüllen zu müssen. Das Formular befindet sich direkt auf der Seite.

Typische Anwendungsfälle

Was passiert nach dem Absenden?

Wann Gravity Forms, wann das Divi-Formular?

Gravity Forms ist das primär eingesetzte WordPress-Plugin für alle Formulare, die über ein einfaches Kontaktformular hinausgehen. Es wird über Formulare im WordPress-Adminmenü verwaltet.

• Einsatz bei: Gruppenanmeldungen (Aquamagis), Datenmeldungen (Young HSK), Gewinnspiele, Buchungsformulare u. v. m.
• Beim Absenden wird eine E-Mail an eine vordefinierte Adresse geschickt (z. B. gruppen@aquamagis.de), die alle Eingaben strukturiert enthält.
• Formulareingaben können optional in der Datenbank zwischengespeichert werden – Datenschutzabwägung notwendig.

Neues Formular anlegen

WordPress-Adminmenü → Formulare → Formular hinzufügen → Internen Titel vergeben → Mit leerem Formular beginnen (Vorlagen werden meist nicht genutzt).

Verfügbare Standardfelder

Empfohlene Formulierung (HTML-Block)

Dieser Text wird über einen HTML-Block direkt über dem Absende-Button eingefügt.

Name-Feld

Enthält automatisch Vorname und Nachname in zwei Spalten – praktischer als zwei separate einzeilige Textfelder.

Datums-Picker

• Ermöglicht Datumseingabe über einen Kalender-Picker.
• Barrierefreiheit: Kann nicht per Tastatur/Screenreader bedient werden!
• Alternative: Datumsfeld (Typ: Datum) statt Datums-Picker – umständlichere Eingabe, aber barrierefrei.

Telefonnummer-Feld

Anschrift-Feld

• Enthält alle Adressfelder – nicht benötigte (z. B. Land) können entfernt werden.
• Problem: Standard zeigt Stadt vor Postleitzahl. Kann per PHP-Snippet korrigiert werden.

Datei-Upload-Feld

• Erlaubte Dateitypen, Anzahl und Dateigröße einstellbar.
• Empfehlung: Maximale Dateigröße auf ca. 10 MB begrenzen.

E-Mail-Feld

• Bestätigungsfunktion: Doppelte Eingabe aktivierbar – reduziert Tippfehler.
• Keine-Duplikate-Funktion: Verhindert mehrfache Eintragungen mit derselben E-Mail – sinnvoll bei Gewinnspielen (z. B. Aquamagis-Trainingslager).

Jedes Feld kann als Pflichtfeld markiert werden – fehlt eine Eingabe, kann das Formular nicht abgesendet werden.

Feldeinstellungen (gleich aufgebaut für alle Felder)

Tab: Validierungsnachrichten: Individuelle Fehlermeldungen pro Feld definierbar (z. B. „Bitte geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein").

Felder können so eingestellt werden, dass sie nur angezeigt werden, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist (Wenn-Dann-Logik).

Konfiguration

• Im Feld-Editor unter dem Tab „Bedingungslogik" aktivieren.
• Regeln können mit „Alle Bedingungen zutreffen" oder „Mindestens eine Bedingung zutrifft" verknüpft werden.
• Mehrere Regeln pro Feld möglich.

Checkliste Dropdown korrekt einrichten

• Ersten Eintrag als Platzhalter einfügen: Bitte wählen …
• Den Wert dieses Platzhalter-Eintrags leer lassen (nicht den Label, sondern das Wert-Feld).
• Feld als Pflichtfeld markieren, damit eine Fehlermeldung erscheint wenn nichts gewählt wurde.
• Im Vorschau-Modus testen: Absenden ohne Auswahl muss Fehlermeldung auslösen.

Lange Formulare lassen sich durch das Einfügen eines Seitenfeldes in mehrere Seiten aufteilen. Es entstehen automatisch „Weiter"- und „Zurück"-Buttons.

Einrichtungsschritte

• Seitenfeld einfügenIm Formular-Builder ein „Seite"-Element an der gewünschten Stelle einfügen.
• Ajax aktivierenIn den Formulareinstellungen unter „Verhalten" → Ajax zwingend einschalten, damit nicht die gesamte Seite neu lädt.
• Animierte Übergänge aktivierenEbenfalls in den Einstellungen – sorgt für einen flüssigeren visuellen Eindruck (in der Vorschau nicht sichtbar).
• Fortschrittsbalken gestaltenOptional per Divi Pixel Gravity Forms Styler (→ Kapitel 20).

Admin-Benachrichtigung einrichten

• Empfänger: E-Mail-Adresse des zuständigen Ansprechpartners (z. B. gruppen@aquamagis.de)
• Absendername + Absender-E-Mail: Technische Versandadresse – oft begrenzt durch Mailserver-Einstellungen.
• Reply-to: Adresse, an die Antworten gehen sollen (kann von der Absender-Adresse abweichen). Wichtig bei technischen Einschränkungen.
• Betreff: Merge-Tags verwenden, z. B. {Name:1} für dynamische Inhalte aus Formularfeldern.
• Inhalt: Standard „All Fields" – alle Felder werden strukturiert ausgegeben.

Automatische Bestätigungsmail an Kunden

• Neue Benachrichtigung anlegen.
• Als Empfänger das E-Mail-Feld des Formulars per Merge-Tag eintragen: z. B. {E-Mail:3}
• Der Kunde erhält eine Zusammenfassung seiner Eingaben.

Merge-Tags

Merge-Tags stehen in geschweiften Klammern und werden beim Versand durch die tatsächlichen Werte ersetzt:

• {Name:1} → Inhalt des Feldes „Name" (Feld-ID 1)
• {E-Mail:3} → Inhalt des Feldes „E-Mail" (Feld-ID 3)
• {all_fields} → Alle Felder als formatierte Tabelle
• {date_mdy} → Aktuelles Datum

Einrichtung

Formulareinstellungen → Bestätigungen → Typ: Weiterleitung → Zielseite aus allen WP-Seiten auswählen.

Was eine gute Danke-Seite enthält

• Bestätigung, dass die Anfrage eingegangen ist
• Hinweis auf die voraussichtliche Reaktionszeit
• Alternative Kontaktmöglichkeit (Telefon/E-Mail)
• Ggf. Weiterführende Links (z. B. zurück zur Startseite)

Go-Live-Checkliste Datenschutz

• IP-Adressen-Speicherung deaktivieren – Formulareinstellungen → Persönliche Daten → IP-Adresse nicht speichern
• Aufbewahrungsrichtlinie einrichten: Einträge nach 30 Tagen dauerhaft löschen
• Ausnahmen nur in Absprache mit dem Kunden (z. B. Aquamagis: längere Aufbewahrung für Auswertungen)
• Niemals „Unbegrenzt aufbewahren" einstellen!

• Einträge abrufbar unter: WP-Admin → Formulare → Einträge (pro Formular oder globale Übersicht)
• Aus Datenschutzgründen werden in der Übersicht keine Klarnamen direkt angezeigt.

Export als Excel

Das Plugin Gravity Export Lite ermöglicht den Export der Einträge als Excel-Datei zur Weiterverarbeitung. Praxisbeispiel: Auswertung von Aquamagis-Formulardaten.

Weg: Formulare → Import/Export → Einträge exportieren → Felder auswählen → Herunterladen.

Voraussetzungen

• WordPress-Seite muss vorab mit CleverReach verbunden sein (WP-Admin → CleverReach-Plugin).
• Gravity Forms CleverReach Add-on muss installiert sein.

Feed konfigurieren

Im Formular unter Einstellungen → CleverReach → Feed hinzufügen:

• Bedingung definieren: z. B. „Wenn Newsletter-Checkbox angekreuzt"
• Ziel-Gruppe in CleverReach auswählen
• E-Mail-Feld des Formulars der CleverReach-E-Mail zuordnen

Weitere unterstützte Newsletter-Dienste

Mailchimp, Brevo, AWeber, HubSpot u. a. – alle über eigene Add-ons verfügbar.

Beitragsfelder ermöglichen es, über ein Formular direkt neue WordPress-Beiträge auf der Webseite zu erstellen – ohne Admin-Zugang.

Verfügbare Felder

• Beitragstitel, Inhalt, Kategorie, Beitragsbild
• Der Beitrag kann direkt veröffentlicht oder als Entwurf angelegt werden (empfohlen für redaktionellen Review-Prozess).

Dieser Anwendungsfall ist selten, aber sehr komfortabel für externe Content-Einspielung ohne WordPress-Kenntnisse.

Gravity Forms kann einfache Onlineshop-Funktionen direkt im Formular abbilden – ohne eigenes Shop-Plugin.

Conversational Forms ist ein Gravity-Forms-Add-on, das ein normales Formular in ein Chat-ähnliches Format umwandelt – pro Bildschirm wird nur eine Frage angezeigt.

Eigenschaften

• Automatischer Seitenübergang (z. B. nach Sterneauswahl) ohne zusätzliche Klicks.
• Fortschrittsbalken integrierbar.
• Das zugrunde liegende Formular ist identisch mit einem normalen Gravity-Forms-Formular – nur die Darstellung ändert sich.
• Einstellung erfolgt auf der Seite selbst (im Divi-Seitenbuilder), nicht im Formular-Backend.

Einbindung

Divi-Builder → Pixel Gravity Form Styler-Modul (oder Standard-Embed) → In den Moduleinstellungen den Conversational-Forms-Modus aktivieren.

Das Survey-Add-on erweitert Gravity Forms um spezielle Umfragefelder für strukturierte Befragungen.

Verfügbare Feldtypen

Diese Felder werden über das Survey-Feldmodul im Formular-Editor eingefügt (nach Installation des Add-ons).

Add-ons können direkt im WP-Admin installiert werden: Formulare → Add-ons.

Voraussetzungen

• Divi muss als Seitenbuilder aktiv sein.
• Divi Pixel Plugin muss installiert sein.

Verwendung

Divi Builder → Neues Modul einfügen → „Pixel Gravity Form Styler" → Gewünschtes Formular auswählen → Design-Einstellungen anpassen (Farben, Schriften, Hintergründe, Abstände).

Besondere Styling-Optionen

• Fortschrittsbalken (bei mehrseitigen Formularen) individuell gestalten
• Schritt-Labels anpassen
• Alle Standard-Divi-Designoptionen für Felder, Labels und Buttons verfügbar

Lösung

Formulareinstellungen → Formulartitel und Formularbeschreibung auf „Hide" setzen.

Alternativ: Im Shortcode die Optionen title="false" description="false" setzen.

Fertige Formulare können als JSON-Datei exportiert und in andere WordPress-Installationen importiert werden.

Als Alternative zum manuellen JSON-Import kann die Divi Cloud genutzt werden, um gespeicherte Module zwischen Projekten zu übertragen.